Mandat du groupe consultatif d’intervenants

Contexte

La Ville de Toronto, Metrolinx, et la TTC mettent de l’avant leurs plans pour la ligne d’allègement Nord (LAN). La LAN constitue la suite logique de l’évaluation actuelle du projet de la ligne d’allègement sud en cours (centre-ville à Danforth). Elle vise à prolonger le service de transport en commun rapide à partir de la station Pape vers le nord, et de le relier avec le service de transport en commun actuel ou futur, par exemple la ligne 5 (Eglinton) et la ligne 4 (Sheppard).

Ce prolongement de la ligne d’allègement Sud représente un élément crucial de l’expansion du réseau de transport, afin de mieux servir les passagers du transport en commun à Toronto et d’atteindre les objectifs établis dans le Plan de transport régional de Metrolinx ainsi que dans le Plan officiel de la Ville. Le financement provincial pour la LAN a déjà été octroyé afin d’entamer la planification et l’évaluation environnementale pour cet important prolongement de ligne de transport en commun rapide.

Objet du GCI

La création d’un groupe consultatif d’intervenants (GCI) a pour but d’offrir une tribune aux dirigeants communautaires, aux promoteurs et aux experts afin qu’ils participent au processus de l’étude sur la planification du projet de LAN. Les membres du GCI fourniront de la rétroaction sur la phase des travaux en cours et les données relatives à la planification, la conception technique, les infrastructures publiques et les travaux de transport qui font partie du projet dans son ensemble.

Ce mandat comprend des lignes directrices sur le déroulement des réunions du GCI. L’établissement du GCI permettra à l’équipe de projet de faire ce qui suit :

  1. renseigner les dirigeants communautaires sur le projet;
  2. permettre aux dirigeants communautaires de poser des questions d’experts et de discuter du projet avec d’autres dirigeants communautaires;
  3. demander des conseils, répondre aux préoccupations et intégrer les commentaires des dirigeants communautaires dans l’étude; et
  4. agir comme véhicule d’information en distribuant de l’information au sujet du processus du projet et d’autres occasions de participation aux organisations et au public.

Mandat

Le GCI de la LAN est guidé par ce mandat. Le GCI est un groupe de dirigeants communautaires qui représentent les intérêts des résidents, des entreprises, des institutions et des autres groupes. La participation active des intervenants de la zone à l’étude et de la ville constitue un aspect essentiel du projet.

Même si le GCI occupe un rôle très important, il ne détient aucun pouvoir décisionnel contraignant. Les résultats formels et informels du GCI seront utilisés comme conseils prioritaires par l’équipe de projet et orienteront l’élaboration de recommandations aux organismes gouvernementaux (conseil municipal, conseil d’administration de Metrolinx, etc.). Dans la mesure du possible, les avis et commentaires de ce groupe feront l’objet d’une réponse ou seront intégrés. Cependant, la décision finale de tous les aspects de la conception revient à l’équipe de projet ainsi qu’aux autres représentants partenaires du projet. Les décisions finales de l’équipe de projet et des représentants partenaires de projet prises de concert avec les membres du public seront portées à l’attention du conseil pour approbation.

Membres

Les membres comprennent :

  • des représentants des associations de résidents;
  • des représentants d’associations professionnelles (dont les zones d’amélioration commerciale);
  • des représentants d’institutions et d’organisations locales;
  • d’autres groupes professionnels et d’intérêt organisés.
  • Dans certains cas, des résidents, propriétaires d’entreprise et propriétaires de terrains peuvent également être invités à se joindre au GCI.

Une liste exhaustive des membres potentiels sera établie par le personnel de la Ville de Toronto et contiendra les commentaires des élus municipaux et de Metrolinx. Cette information vise à s’assurer que la liste reflète un vaste éventail de résidents, de groupes de résidents représentés, de propriétaires d’entreprise, de groupes d’entreprise représentés et de personnes ayant des intérêts particuliers.

Voici les quartiers et zones à l’étude :

Ville de Toronto

  • Quartier 40 – Scarborough Agincourt
  • Quartier 34 – Don Valley East
  • Quartier 33 – Don Valley East
  • Quartier 31 – Beaches-East York
  • Quartier 30 – Toronto-Danforth (sud de Danforth)
  • Quartier 29 – Toronto-Danforth (nord de Danforth)
  • Quartier 26 – Don Valley West
  • Quartier 25 – Don Valley West
  • Quartier 24 – Willowdale
  • Quartier 23 – Willowdale

Les élus et leur personnel ne sont pas autorisés à faire partie du GCI, mais sont invités à assister aux réunions.

L’équipe de projet passera en revue la liste exhaustive d’intervenants et choisira les membres à partir de celle-ci.

Durée

Les membres sont nommés pour la durée du programme relatif à la LAN, à compter de mars 2018. L’étude devrait être achevée vers la fin de 2018.

Code de conduite

Tous les participants aux réunions doivent respecter le Code de conduite du présent mandat. Le Code de conduite repose sur l’intégrité individuelle et sur le respect du point de vue d’autrui.

Les participants aux réunions du GCI doivent se conformer au Code de conduite suivant :

a) Les participants doivent faire preuve de courtoisie, écouter les autres et respecter leurs opinions.
b) Les participants ne doivent pas demander qu’il soit question de points non liés au mandat du GCI.
c) Les participants doivent participer pleinement aux réunions, mais sans dominer la discussion.
d) Les participants doivent parler un à la fois et ne pas interrompre les autres participants pendant qu’ils s’expriment.
e) Afin d’assurer une participation égale, les participants qui souhaitent formuler des commentaires doivent le faire par l’entremise de l’animateur. Les participants doivent rester concentrés sur les sujets figurant à l’ordre du jour.
f) Les participants ne doivent pas employer un langage grossier.
g) Les participants ne doivent pas faire de commentaires désobligeants fondés sur le sexe, la race, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle ou un handicap.
h) Aucune insulte à l’égard des représentants du GCI, de l’animateur tiers, de la Ville et de Metrolinx ne sera tolérée.

Administration

Gouvernance

L’équipe de projet est composée d’employés de la Ville de Toronto, de Metrolinx et de la TTC. La Ville de Toronto assure la direction de l’administration ainsi que la coordination des intervenants et de la consultation publique du projet de ligne d’allègement nord.

Emplacement

Les réunions du GCI se déroulent à un endroit public tel qu’un bâtiment municipal, un centre communautaire, une école ou une bibliothèque, dans la zone d’étude du projet ou à proximité de celle-ci. L’emplacement des réunions est sans obstacle et facilement accessible au public.

Ordres du jour

L’équipe de projet transmet les invitations aux réunions et l’ordre du jour aux membres du GCI au moins une semaine avant la réunion.

L’ordre du jour, les documents présentés et les résultats des réunions sont rendus publics (diffusés sur le site Web du projet http://reliefline.ca/) par souci de transparence et afin d’appuyer les membres du GCI dans la communication relative au projet auprès de leurs constituants et réseaux.

Animateur

Un membre de l’équipe de projet ou un consultant travaillant pour l’équipe de projet préside et anime les réunions du GCI. Le rôle de l’animateur consiste à assurer que l’ordre du jour de la réunion est respecté, que toutes les opinions représentées sont entendues et que les conseils du GCI sont clairement exprimés.

Le GCI agit à titre consultatif pour l’équipe de projet et n’est pas responsable des décisions prises par tout membre de l’équipe de projet, leurs organismes ou leurs élus. En participant au GCI, les membres n’ont pas à renoncer à leur droit de participer au processus démocratique et ils peuvent continuer à participer au moyen d’autres canaux de communication.

Le GCI présente ses conseils à l’équipe de projet avec l’aide de l’animateur. L’animateur fournit des services d’animation pour les réunions du GCI, y compris l’établissement des ordres du jour en consultation avec l’équipe de projet et le GCI, et il documente les perspectives et conseils exprimés lors de la réunion au moyen des notes de la réunion.

À titre de groupe consultatif, le GCI doit rechercher l’obtention d’un accord sur l’orientation et les conseils fournis à l’équipe de projet. Le GCI est encouragé à discuter ouvertement des idées, perspectives et points de vue, à tenter de trouver un terrain d’entente et à réduire les points de désaccord du mieux qu’ils le peuvent. En cas de divergences d’opinions, celles-ci sont consignées dans les notes de réunion du GCI.

Réunions

Les réunions régulières sont organisées afin de coïncider avec les étapes de projet clés. Au moyen de réunions organisées tout au long du processus, le GCI agit comme groupe de rétroaction afin d’anticiper les problèmes, occasions et défis, et comme intermédiaire pour la distribution d’information sur le projet. Il contribue également à diffuser des renseignements sur les autres occasions de participation des organisations et du public associées aux membres du GCI.

Les réunions régulières sont présentées sous forme d’ateliers d’environ deux heures. Un atelier typique peut comprendre :

  • une présentation formelle par l’équipe de projet et d’autres experts (p. ex., représentants du gouvernement, experts techniques, etc.) sur un point à considérer;
  • une brève séance de questions et réponses;
  • des séances de travail visant à recueillir des commentaires sur la question;
  • un bref rapport;
  • du réseautage informel.

L’équipe de projet peut décider d’organiser des réunions supplémentaires.. Le format de ces réunions doit être adapté à l’objectif de la rencontre. Le GCI peut également être consulté entre les réunions par d’autres méthodes comme des sondages en ligne ou la rencontre de groupes de travail ad hoc.

Des experts sur les sujets pertinents pour le projet peuvent participer à des réunions du GCI de temps à autre, mais ils ne seront pas considérés comme des membres du GCI. Les experts aideront à informer les membres, à situer le contexte et à répondre aux questions, mais leurs conseils ne feront pas partie des résultats du GCI.

Compterendu

Un secrétaire désigné par l’équipe de projet rédige un procès-verbal à toutes les réunions. Un membre de l’équipe de projet intègre ensuite ces notes dans un rapport de réunion présenté sous forme d’ébauche au GCI dans les trois semaines suivant chaque réunion. Les membres ont la possibilité de donner leurs commentaires sur le rapport préliminaire une semaine après sa diffusion. Après l’inclusion des commentaires, un rapport final de réunion est mis à la disposition des membres et publié sur le site Web du projet.

Communication

Toutes les communications sont en anglais; les services de traduction ne sont pas offerts pour les réunions du GCI. Tout membre ayant besoin d’une mesure d’adaptation doit faire connaître cette exigence à un membre de l’équipe de projet, qui s’assurera que rien n’entrave les communications.

Les documents de la réunion, l’ordre du jour et les rapports sont transmis par courriel.

Coordonnées

Les questions au sujet du GCI et des attributions peuvent être adressées à :

Liora Freedman
Planificatrice principale, Transports, Mise en œuvre du transport en commun
Urbanisme
Ville de Toronto
416 338-5747
reliefline@toronto.ca

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